TUGAS SOFTSKILL HUKUM DAN EKONOMI

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang masalah.

Apotek K-24 merupakan bisnis yang telah banyak digeluti, banyak apotek telah berdiri.Gideon Hartono adalah orang yang mendirikan apotek K-24. Dalam mendirikan apotek K-24 ada inovasi lain yang membuat apotek K-24 berbeda dengan apotek kebanyakan. Di apotek K-24 tersedia layanan jasa pengiriman obat, jasa konsultasi dengan apoteker dan konsultasi layanan gratis.

Gideon Hartono, yang juga seorang dokter ini, pertama kali membuka apoteknya di Yogyakarta pada tahun 2002. Menurut Gideon , selain motif bisnis, pendirian apotek K-24 ini juga mengusung idealism, antara lain memberikan pelayanan kepada masyrakat untuk mendapat kemudahan mencari obat.

Apotek K-24 adalah kegiatan yang bergerak dibidang farmasi yang berdiri pada tahun 2002 sebagai apotek yang beroperasi 24 jam yang berhasil mendapat tempat di hati masyarakat Yogyakarta dalam waktu yang relative sangat singkat sehingga pada akhir tahun 2004 telah beroperasi 4 (empat) toko di Yogyakarta dan 1 (satu) gerai di Semarang. Komitmen untuk menyerahkan pelayanan yang terbaik dengan harga yang tetap sama pada pagi, siang, malam, hari biasa maupun hari libur telah membuahkan hasil yang sangat menggembirakan.

Faktor lain yang mendukung keberhasilan ini adalah komitmen semua staff “Apotek K-24” yang telah menjadikan “Apotek K-24” sebagai apotek 24 jam yang mampu beroperasi 365/366 hari setahun alias tidak pernah tutup sehingga pada tahun 2005 meraih penghargaan dari MURI (Musium Rekor Indonesia) sebagai “Apotek Jaringan pertama di Indonesia yang buka nonstop 24 jam.”

1.2 Permasalahan

1.2.1 Identifikasi masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka kami mengidentifikasikan masalah sebagai berikut :

1.    Apa visi dan misi dari apotik K-24 ?

2.    Bagaimana struktur organisasi dan uraian tugas wewenang ?

3.    Bagaimana dengan proses bisnis yang dilakukan ?

4.  Bagaimana cara mempertahankan kepuasan pelanggan ?

1.2.2 Pembatasan Masalah

Dilihat dari latar belakang dan identifikasi masalah dalam makalah ini, maka masalah yang akan dibahas hanya terbatas pada bagaimana cara mengorganisasikan suatu usaha apotik yang berjalan dengan baik.

1.2.3 Perumusan masalah

Dilihat dari identifikasi masalah dan pembatasan masalah, maka perumusan makalah ini adalah : “Bagaimana cara menjalan usaha apotik dapat berjalan dengan baik ?”

1.3 Tujuan

Adapun tujuan makalah ini dilakukan adalah sebagai berikut :

1.    Untuk mengetahui bagaimana cara menjalankan usaha yang baik dan benar.

2.  Untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang baik.

1.4 Manfaat

Adapun manfaat dalam makalah ini adalah diharapkan dapat menambah wawasan dan pengalaman terutama dalam bagaimana cara menjalankan usaha apotik dengan baik.

ISI

2.1 Sejarah Perusahaan .Apotek K-24 Cabang Cipondoh

A. Landasan Hukum Pendirian Perusahaan

1. Akta Pendirian Perusahaan            a. Nomor akta                       : 13            b. Tanggal                             : 11 mei 2009            c. Nama Notaris                    : Mahmud Said, S.H.

2. Akta Perubahan Terakhir            a. Nomor akta                       : 2            b. Tanggal                             : 10 Agustus 2009              c. Nama Notaris                    : Dra. Rahmanita Rusli, SH.

            B. Pengurus

1. Komisaris PT. Yenindra Niaga Raya

No	Nama	No. KTP	Jabatan Dalam Badan Usaha
1	Yelin Herlina, S.Kom.	09.5206.580976.0285	Komisaris Utama
2	Jati Hendra, SE	09.5206.270386.0054	Komisaris

2.Direksi PT. Yenindra Niaga Raya

No	Nama	No. KTP	Jabatan Dalam Badan Usaha
1	Yesi  Lambangsari, SE,MM	09.5206.700174.0240	Direktur Utama
2	Drs. Kiagus Muhamad Jafar	09.5206.030896.5508	Direktur

C. Data Administrasi

1. Nama Perusahaan                      : PT. YENDRA NIAGA RAYA

2. Alamat Kantor Cabang               : Jl. KH. Hasyim Ashan N0. 28E,                                                                         Cipondoh Tangerang             No. Telepon                                     : ( 021 ) 5549073            No. Faxmail                                       : ( 021) 5549109            E- mail                                                : yesy3074@gmail.com

                D. Izin Usaha

                1. No. Surat Izizn Usaha                : 3449/1.824.221/0709

            2. Masa Berlaku Izin Usaha           : 28 juli 2014

            3. Instansi Pemberian Izin Usaha            : Dinas Koperasi Usaha Mikro, Kecil, dan

                                                                        Menengah dan Perdagangan Provinsi

                                                                        DKI Jakarta

2.2Visi dan Misi Apotek K-24 

2.2.1Visi Apotek K-24

1.    Menjadi merek nasional yang menjadi pemimpin pasar bisnis apotek di negara Republik Indonesia, melalui apotek jaringan waralaba yang menyediakan ragam obat yang komplit, buka 24 jam termasuk hari libur, yang tersebar di seluruh Indonesia.

2.    Menjadi merek nasional kebanggan bangsa Indonesia yang menjadi berkat dan bermanfaat bagi masyarakat, karyawan-karyawati dan pemilik.

2.2.2Misi Apotek K-24

Misi-misi yang dimiliki Apotek K-24 dalam tujuan mencapai visi perusahaan adalah:

1.    Menyediakan pilihan obat komplit, setiap saat, dengan harga sama pagi-siang-malam dan hari libur : Apotek K-24 melayani masyarakat selama 24 jam perhari 7 hari perminggu dengan memberlakukan kebijakan harga yang tetap sama pada pagi hari, siang hari, malam hari maupun hari libur.

2.    Menyediakan kualitas pelayanan yang prima: Apotek K-24 senantiasa mempelajari dan mengusahakan peningkatan kualitas pelayanan untuk memaksimalkan tingkat kepuasan para pelanggan dan penerima waralaba.

2.3Struktur Organisasi dan Uraian Tugas dan Wewenang.

2.3.1 Struktur Organisasi

 

2.3.2 Uraian Tugas dan Wewenang

Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada struktur

Apotek K-24 adalah sebagai berikut:

1. Direktur/PSA

1) Pemilik Sarana Apotek (PSA) adalah pemilik perusahaan.

2) PSA adalah yang memperkerjakan  para staff Apotek K-24.

3) PSA berhak menerima dan memberhentikan karyawannya.

4) Pada umumnya yang menjadi Direkutr (PSA) adalah Penerim Waralaba atau orang yang diberi mandate oleh Penerima Waralaba untukmelaksanakan manajemen umum dari gerai waralaba yang bersangkutan.

5) Tanggung jawab meliputi :

a) Mewakili perusahaan dalam beragam kegiatan non-teknis kefarmasian, kegiatan teknis kefarmasian merupakan wewenang dan tanggung jawab

b) Melakukan rekrutmen, bila perlu perlu Pemberi Waralaba akanmembantu.

c) Menentukan kebijakan kepegawaian menurut ketentuan Pemberi Waralaba.

            2. Apoteker Pengelola Apotek (APA)

1) Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah pelaksana dan penanggung jawab operasional harian Apotek K-24.

2) APA dibantu oleh APP (Apoteker Pendamping).

3) Mengisi daftar hadir (manual).

a. Form presensi perorangan.

b. Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT.

4) Mengenakan seragam, ID Card , memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang memakai hair net ).

5) Melakukan serah terima :

a) Memeriksa masalah yang mungkin muncul, yang ditulis dalam Communication Log Book.    

b) Memastikan permasalahan tersebut sudah selesai Jika belum selesai, maka lakukan rencana penyelesaian pelayanan.

6) Memeriksa Email dan surat-surat penting, serta me-reply yang mendadak dan penting untuk di-reply

7) Memeriksa (cek) kebersihan apotek

a. Memeriksa Form Checklist Ekspedisi Harian dan Checklist Ekspedisi Mingguan-Bulanan

8)  Mengelola keuangan

a. Memeriksa laporan keungan dan omzet harian

i. Menanyakan kepada bagian keuangan apakah telah melakukan setoran keuangan, menghitung omzet harian, membuat laporan keuangan

ii. Menganalisa fluktuasi omzet harian

b. Memeriksa (cek) secara acak struk penjual “Batal” akibat kesalah cetak struk oleh kasir

i. Lakukan evaluasi terhadap kinerja kasir yang bersangkutan, catat dalam Form Evaluasi dan Pembinaan Karyawan

c. Membuat Laporan Keuangan untuk Franchisee (FSEE)

i. Laporan laba-rugi (bulanan dan akhir tahun)

ii. Laporan neraca (bulanan dan akhir tahun)

d. Menghitung tuslah secara periodik, serta membagi ke dalam 3 bagian, yaitu cadang (untuk obat yang rusak, hilang, Expired Date ), dikirim ke bagian manajemen, dan dibagi untuk karyawan

i. Disediakan SoftwareTuslah.xls

9) Kepegawaian :

a. Melakukan rekrutmen karyawan bersama FSEE (direktur)

b. Melakukan Meeting Bulanan di tingkat outlet

i. Evaluasi mengenai efektivitas pelayanan dan kepuasan pelanggan

ii. Membahas masalah dan aktivitas kerja yang terjadi dalam satu bulan, kecuali harus diselesaikan segera

iii. Form Meeting Bulanan

c. Membuat jadwal karyawan untuk 1 bulan ke depan

i. Form Pengaturan Jadwal Karyawan

d. Memberi kebijakan permohonan libur/izin/cuti (per-shift ) karyawan (sebelum pembuatan jadwal)

i. Form Permohonan libur/izin/cuti

e. Mengatur pertukaran/pergantian jadwal kerja dan libur/izin/cuti karyawan (setelah pembuatan jadwal)

i. Form Permohonan Shift

ii. Form Permohonan Pergantian Jadwal libur/izin/cuti

f. Memberi perintah/penugasan lembur untuk karyawan

i. Form Penugasan Lembur

g. Menggantikan tugas kasir pada saat kasir sedang ISHOMA (istirahat, shalat, makan)

h. Evaluasi dan pembinaan karyawan (pencatatan pada buku pembinaan dengan disepakati karyawan dan APA, serta dilaksanakannya tes product knowledge secara periodik)

i. Form Evaluasi dan Pembinaan Karyawan

ii. Flow Chart Tes Product Knowledge

i. Pembayaran gaji (dilakukan setiap tanggal 24)

i. Form Serah Terima Gaji

j. Pembayaran tuslah

i. Form Serah Terima Tuslah ada di SoftwareTuslah.xls

k. Penilaian kedisiplinan karyawan

i. Form Rangking Daftar Orang Terlambat

10) Pengendalian stok

a. Melakukan Perencanaan Stok Opname

i. Tanggal 25-30, setiap 2 bulan

ii. Flow Chart Stok Opname

iii. Form Stok Opname

b. Memeriksa (cek) stok obat psikotropika dan narkotika secara periodik

i. Disediakan Form cek obat psikotropika secara periodik/mingguan

ii. Form cek obat narkotika secara periodik/mingguan

c. Merencanakan pembelian obat supaya kesediaan barang selalu terjaga

11)      Filing

a. Surat-surat penting apotek (SIA, SP, HO, dll)

b. Mengumpulkan data karyawan

c. Membuat database karyawan (rekam medis pasien secara sederhana)

i. Flow Chart Membuat rekam medis pasien secara sederhana

d. Membaca Buku Tamu (yang diisi oleh pasien/pengunjung) stiap 3 hari sekali, setelah itu direkap dan diparaf oleh APA. Himbauan, saran , dan kritikan dari Buku Tamu; mohon untuk dapat segera di follow up dan disosialisasikan kepada seluruh karyawan.

12)      Yang Dapat didelegasikan kepada APP dan AA :

a. Memantau pemisahan faktur obat bebas, bebas terbatas dan obat keras dari faktur psikotropika dan narkotika

b. Memnatau pengelolaan resep meliputi rekap, pemisahan dan pemusnahan

i. Form Rekap Resep Harian

13)      Laporan secara periodik (bulanan) ke dinas kesehatan dan BPOM

a. Laporan psikotropika, narkotika

b. Laporan penggunaan OGB (Obat Generik Berlogo)

c. Laporan tenaga kerja farmasi

14)      Kehumasan

a. Mewakili institusi Apotek K-24 cabang Cipondoh, Tangerang dalam       berbagai acara pelatihan, seminar, dan lain-lain .

15)      Tara timbangan secara periodik (1 tahun)

a. Flow Chart tara timbangan

16)      Pengendalian dan penjaminan mutu ( Quality Assurance ) sesuai SOP

a. Pemantauan dokumentasi dibalik resep dengan menyerahkan paraf petugas yang menghitung, meracik, dan menyerahkan resep serta waktu pelayanan, hal ini bertujuan untuk meminimalkan kesalahan dan meminimalkan waktu tunggu pasien

b. Pada saat resep telah disetujui oleh pasien, jika terdapat obat yang termasuk golongan psikotropika, maka nama obat ditandai warna orange/kuning, sedangkan untuk obata golongan narkotika nama obat ditandai warna merah

i. Dokumentasi Pelayanan Resep

17)      Dokumentasi kesalahan dan problem solving -nya yang terjadi dalam pelayanan

a. Menganalisa kesalahan terjadi dari pihak pasien atau apotek

b. Menganalisa kesalahan tersebut disadari dari pihak pasien atau pihak apotek

c. Menyerahkan penyelesaian yang menyerahkan kepuasan pasien (meminta maaf atas kesalahn yang terjadi dan menyerahkan kesan yang baik sehingga pasien akan tetap menjadi pelanggan)

i. Flow Chart Penanganan Kesalahan yang Terjadi di Apotek : yang menyadaari kesalahan dari pihak pasien

ii. Flow Charta Penanganan Kesalahan yang Terjadi di Apotek : yang menyadari kesalahan dari apotek

d. Jika berhubungan dengan laporan keuangan, komunikasikan dengan bagian keuangan (misalnya jika harus retur)

18)      Menentukan stadar waktu tunggu untuk pelayanan resep non racikan 15 menit dan pelayanan resep racikan 25 menit (pada kondisi normal-standar)

19)      Menjaga kualitas produk dengan cara menjaga stabilitas obat dan memonitor waktu expired obat

a. Form Daftar Expired Date /ED Obat

b. Pelatihan karyawan secara periodik

20)      Memantau pelayanan obata secara rasional dengan memperhatikan keamanan, ketepatan dosis, ketepatan pasien, ketepatan harga, kenyamanan serta waspada terhadap efek samping obat (sesusai dengan refrensi yang berlaku di Indonesia)

21)      Pelayanan Konsultasi, In form asi, dan Edukasi  (KIE) Obat

22)      Monitoring Efek Samping Obat (didokumentasikan secara baik sehingga mudah

dalam melakukan Follow Up )

a. Flow Chart Monitoring Efek Samping Obat

b. Form Monitoring Efek Samping Obat

3. Apoteker Pendamping (APP)

1) Apoteker Pendamping (APP) bertugas membantu APA

2) Mengisi daftar hadir (manual)

a. Form presensi perorangan

b. Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT

3) Mengenakan seragam, ID Card , memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang memakai hair net)

4) Melakukan serah terima :

a) Memeriksa masalah yang mungkin muncul, yang ditulis dalam Communication Log Book

b) Memastikan permasalahan tersebut sudah selesai

i. Jika belum selesai, maka lakukan rencan penyelesaian pelayanan

5) Memeriksa secara acak stok barang minimal 10 item, dengan menyesuaikan jumlah fisik dan jumlah terdapat dalam kartu stok

a. Lihat contoh Form Kartu Stok Manual 

6) Memeriksa obat narkotika dengan cara menyesuaikan jumlah fisik, jumlah yang terdapat dalam Kartu Stok Manual, serta jumlah yang terdapat dalam form serah terima narkotika

a. Lihat contoh Form Serah Terima Narkotika

7) Memeriksa Email dan surat-surat penting, serta me-reply yang mendadak dan penting untuk di-reply

8) Memeriksa (cek) kebersihan apotek

a. Memeriksa Form Checklist Ekspedisi Harian dan Checklist Ekspedisi Mingguan-Bulanan

9) Mengelola keuangan

a. Memeriksa laporan keungan dan omzet harian

i. Menanyakan kepada bagian keuangan apakah telah melakukan setoran keuangan, menghitung omzet harian, membuat laporan keuangan

ii. Menganalisa fluktuasi omzet harian

b. Menghitung tuslah secara periodik, serta membagi ke dalam 3 bagian, yaitu cadang (untuk obat yang rusak, hilang, Expired Date ), dikirim ke bagian manajemen, dan dibagi untuk karyawan

i. Disediakan contoh Rumus Perhitungan Tuslah  

10) Kepegawaian :

a. Melakukan Meeting Bulanan di tingkat outlet

i. Evaluasi mengenai efektivitas pelayanan dan kepuasan pelanggan

ii. Membahas masalah dan aktivitas kerja yang terjadi dalam 1 bulan, kecuali harus diselesaikan segera

iii. Form Meeting Bulanan

b. Membuat jadwal karyawan untuk 1 bulan ke depan

i. Form Pengaturan Jadwal Karyawan

c. Memberi kebijakan permohonan libur/izin/cuti (per-shift) karyawan (sebelum pembuatan jadwal)

i. Form Permohonan libur/izin/cuti

d. Mengatur pertukaran/pergantian jadwal kerja dan libur/izin/cuti karyawan (setelah pembuatan jadwal)

i. Form Permohonan Shift

ii. Form Permohonan Pergantian Jadwal libur/izin/cuti

e. Memberi perintah/penugasan lembur untuk karyawan

i. Form Penugasan Lembur

f. Menggantikan tugas kasir pada saat kasir sedang ISHOMA (istirahat, shalat, makan)

g. Membantu APA dalam pembayaran tuslah

i. Form Serah Terima Tuslah

11) Pengendalian stok

a. Melakukan Perencanaan Stok Opname

i. Tanggal 25-30, setiap 2 bulan

ii. Flow Chart Stok Opname

iii. Form Stok Opname

b. Memeriksa (cek) stok obat psikotropika dan narkotika secara periodic

i. Disediakan Form cek obat psikotropika secara periodik/mingguan

ii. Form cek obat narkotika secara periodik/mingguan

c. Merencanakan pembelian obat supaya kesediaan barang selalu terjaga

12) Yang dapat didelegasikan kepada AA :

a. Memantau pemisahan faktur obat bebas, bebas terbatas dan obat keras dari faktur psikotropika dan narkotika

b. Memantau pengelolaan resep meliputi rekap, pemisahan dan pemusnahan

i. Form Rekap Resep Harian

13) Laporan secara periodik (bulanan) ke dinas kesehatan dan BPOM

a. Laporan psikotropika, narkotika

b. Laporan penggunaan OGB (Obat Generik Berlogo)

c. Laporan tenaga kerja farmasi

14) Kehumasan

a. Mewakili institusi Apotek K-24 cabang Cipondoh, Tangerang dalam berbagai acara pelatihan, seminar, dan lain-lain

15) Tara timbangan secara periodik (1 tahun)

a. Flow Chart tara timbangan

16) Pengendalian dan penjaminan mutu ( Quality Assurance ) sesuai SOP

a. Pemantauan dokumentasi dibalik resep dengan menyerahkan paraf petugas yang menghitung, meracik, dan menyerahkan resep serta waktu pelayanan, hal ini bertujuan untuk meminimalkan kesalahan dan meminimalkan waktu tunggu pasien

i. Contoh cara penandaan resep

ii. Dokumentasi pelayanan resep

b. Pada saat resep telah disetujui oleh pasien, jika terdapat obat yang termasuk golongan psikotropika, maka nama obat ditandai warna orange/kuning, sedangkan untuk obata golongan narkotika nama obat ditandai warna merah

i. Dokumentasi Pelayanan Resep

17). Dokumentasi kesalahan dan problem solving -nya yang terjadi dalam pelayanan

a. Menganalisa kesalahan terjadi dari pihak pasien atau apotek

b. Menganalisa kesalahan tersebut disadari dari pihak pasien atau pihak apotek

c. Menyerahkan penyelesaian yang menyerahkan kepuasan pasien (meminta maaf atas kesalahn yang terjadi dan menyerahkan kesan yang baik sehingga pasien akan tetap menjadi pelanggan)

i. Flow Chart Penanganan Kesalahan yang Teradi di Apotek : yang menyadaari kesalahan dari pihak pasien

ii. Flow Chart Penanganan Kesalahan yang Terjadi di Apotek : yang menyadari kesalahan dari apotek

d. Jika berhubungan dengan laporan keuangan, komunikasikan dengan bagian keuangan (misalnya jika harus retur) 

18)      Menentukan stadar waktu tunggu untuk pelayanan resep non racikan 15 menit

dan pelayanan resep racikan 25 menit (pada kondisi normal-standar)

19)      Menjaga kualitas produk dengan cara menjaga stabilitas obat dan memonitor

waktu expired obat

a. Form Daftar Expired Date /ED Obat

b. Pelatihan karyawan secara periodik

20)      Memantau pelayanan obata secara rasional dengan memperhatikan keamanan, ketepatan dosis, ketepatan pasien, ketepatan harga, kenyamanan serta waspada terhadap efek samping obat (sesusai dengan refrensi yang berlaku di Indonesia)

21)      Pelayanan Konsultasi, In form asi, dan Edukasi  (KIE) Obat

22)      Monitoring Efek Samping Obat (didokumentasikan secara baik sehingga mudah dalam melakukan Follow Up )

a. Flow Chart Monitoring Efek Samping Obat

b. Form Monitoring Efek Samping Obat

4. Asisten Apoteker (AA)

1) Asisten Apoteker (AA) bertugas membantu  APA sekaligus sebagai Customer Service

2) Mengisi daftar hadir (manual)

a) Form presensi perorangan

b) Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT

3) Mengenakan seragam, ID Card , memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang memakai hair net)

4) Melakukan serah terima 

a) Masalah yang mungkin ada, yang tertulis dalam Communication Log Book AA

i. Disediakan contoh Form Communication Log Book AA

b) Hutang obat

i. Disediakan contoh Form Transaksi Hutang Obat

c) Stok narkotika, dengan menyesuaikan jumlah fisik, jumlah dalam kartu stok, dan jumlah dalam Form Serah Terima Narkotika

i. Disediakan  contoh Form Kartu Stok Manual 

5) Melayani penjualan obat resep dan non-resep

a. Disediakan Flow Chart Pelayanan Resep, Keterangan Flow Chart Pelayanan Resep dan Flow Chart Pelayanan Non-Resep

6) Bersama APA/APP, bertanggung jawab dalam pembelian antar apotek

7) Menyiapkan obat

a. Menimbang bahan baku

i. Flow Chart Menimbang Bahan Baku

b. Meracik obat resep

i. Flow Chart Meracik Obat

c. Mencuci Peralatan Racik

i. Flow Chart Mencuci Peralatan

8) Melayanin penjualan resep dan non-resep melaui telepon atau fax, untuk pasien dan non-pasien

a. Flow Chart Delivery Order

b. Form Buku Antar Pasien

c. Form Buku Antar Non-Pasien 

9) Pengendalian stok

a. Meng update kartu stok (kartu stok disesuaikan dengan fisik)

i. Form Kartu Stok

b. Membuat laporan stok yang kurang dari batas maksimal pencatatan di buku habis ( defecta )

i. Form Buku Defecta Reguler

10) Menerima barang dari supplier serta melakukan cek Expired Da te ( ED ) dan batch number sesuai dengan faktur

a. Flow Chart Penerimaan Barang dari Supplier

11) Menyetok barang yang telah diterima dari supplier , menyesuaikan dengan kartu stok dan menata obat yang baru datang di outlet ataupun gudang

12) Menata kembali barang (obat) yang telah digunakan, serta mengembalikan ke tempat yang seharusnya

13) Menjaga kebersihan dan kerapian ruangan racik

14) Membantu AA Pembelian dalam melakukan entry data master

a. Flow Chart Entry Data Master

15) Membantu AA Pembelian dalam melakukan entry data pembelian

a. Flow Chart Entry Data Pembelian.

5. Assisten Apoteker (AA) Pembelian

1) Staff pembelian merangkap AA bertugas membantu APA dalam melakukan                dan memonitor pembelian obat

2) Mengisi daftar hadir

a) Form presensi perorangan

b) Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT

3) Mengenakan seragam, ID Card , memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang memakai hair net)

4) Kebutuhan obat cito (obat yang harus segera digunakan pasien)

5) Memeriksa barang habis di defecta regular

6) Menyusun faktur yang masuk

7) Melakukan pembelian ke supplier (melakukan deal dengan supplier dan membuat SP)

a) Flow Chart Pembelian Obat ke Supplier

8) Menerima barang dari supplier

a) Flow Chart Penerimaan Barang dari Supplier

9) Mengin form asikan jika ada barang baru yang sudah tersedia di apotek (plus in form asi harga) kepa APA/APP dan outlet Apotek K-24 yang lain

10) Entry pembelian dan retur pembelian ke program

11) Mengelola barang stok di gudang ( First ED Firsh Out/FEFO )

12) Mengelola stok kadarluarsa di Buku In form asi Kadarluarsa sampai 2 tahun ke depan

a) Melakukan Daftar ED

b) Form Retur ED

13) Melakukan labeling harga

a) Flow Chart Labeling Harga

14) Memeriksa (cek) barang yang belum datang, disesuaikan dengan buku defecta regular

15) Mengisi daftar hadir

6. Bagian Administrasi Umum

1) Admistrasi bertugas menangani pencatatan voucher dan keluar masuknya uang.

2) Mengisi daftar hadir

a) Form presensi perorangan

b) Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT

3) Mengenakan seragam, ID Card , memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang memakai hair net)

4) Menyiapkan keperluan uang tunai

a. Memisahkan uang modal kasir dan uang hasil penjualan

i. Contoh Form Modal Kasir dan Modal Uang Tukar

ii. Memindahkan amplop modal kasir ke loker kasir yang berbeda (shift berikutnya), dengan catatan tidak boleh dengan orang yang sama

iii. Mengunci kembali loker masing-masing loker

b. Modal tukar

i. Contoh Form Modal Kasir dan Modal Uang Tukar

ii. Melakukan perhitungan uang yang ada di loker tukar (antara jumlah uang dengan jumlah yang seharusnya)

iii. Memeriksa buku modal tukar (apakah serah terima antara            kasir ada tanda tangannya)

iv. Jika uang yang ada dan buku serah terima sudah cocok, langsung ditanda tangani oleh bagian Keuangan

v. Jika TIDAK cocok maka harus cross check segera dala waktu 1x24 jam dengan kasir untuk mendapatkan penjelasan dan pertanggungjawaban tertulis

vi. Mengkomposisikan modal tukar seperti awal (dalam bentuk pecahan-pecahan)

vii. Jika uang pecahan ada dan jumlah sudah sesuai ketentuan, maka segera memasukkan ke loker dan menguncinya

viii. Jika uang pecahan TIDAK ada, delegasikan ke bagian Umum untuk menukar ke Bank Indonesia (BI) atau bank lainnya

ix. Menyiapkan uang yang akan disetor (dari masing-masing            kasir per-shift)

x. Memeriksa Slip Setoran dengan Laporan Penjualan yang dibuat oleh kasir (Rekap Kasir per-shift dan Form Setoran Kasir)

1. Disediakan contoh Form Slip Setoran dan Pengambilan Bank

2. Jika ada selisih (dalam waktu 1x24 jam), maka bagian Keuangan harus menghubungi kasir yang bersangkutan untuk mendapatkan penjelasan dan pertanggungjawaban tertulis

3. Jika TIDAK ada selisih, maka segera melakukan setoran ke bank

5) Keuangan melakukan penggantian atas pengeluaran-penguluaran kasir dengan Dana Kas Kecil, dan penggantian tersebut disetorkan ke Bank dengan slip yang berbeda dengan slip penjualan

6) Memeriksa email

7) Melakukan in form asi pemesanan catering

a. Memeriksa jadwal tugas di tiap-tiap shift

b. Menghitung jumlah yang akan dipesan

c. Mendelegasikan ke bagian Umum untuk pemesanan dan penerimaan catering

8) Melakukan kegiatan operasional keuangan harian apotek

a. Kas kecil ( petty cash )    

i. Menyediakan petty cash (besarnya tergantung kebutuhan harian masing-masing outlet rata-rata per-bulan yang sudah disetujui oleh direktur)

ii. Mengeluarkan biaya-biaya harian

iii. Mencatat secara tertib di Buku Kas Harian dan entry ke komputer melalui penerimaan dan pengeluaran kas/bank

b. Kas Besar (Kas Bank)

i. Kas besar adalah khusus untuk pengeluaran dengan biaya nominal di atas Rp. 500.000,- yang HARUS sepengetahuan/perintah APA

ii. Membuat slip penarikan/ transfer banking di bank

iii. Meminta tanda tangan/otorisasi Direktur (PSA)

iv. Melakukan pembayaran untuk setiap pengeluaran kas bank

c. Pembayaran Hutang Dagang

i. Menerima titipan faktur dari PBF (Pedagang Besar Farmasi)

ii. Membuat rekap titip faktur per-supplier dan retur pembelian

iii. Memeriksa ( cross check ) kartu hutang yang dibuat accounting/program   

iv. Memeriksa tanggal jatuh tempo pembayaran

v. Melakukan pembayaran hutang dagang

d. Melakukan pembayaran atas pembelian (selain barang dagangan)

e. Memeriksa pembayaran/pencairan transaksi penjualan card

i. Mencetak laporan mutasi bank per-minggu

ii. Memeriksa pencairan transaksi card

iii. Jika terdapat selisi antara laporan penjualan card dengan pencairan di bank, maka segera cross check dengan pihak            bank

f. Mencetak Laporan Mutasi Harian Kas Bank dari program

g. Menyerahkan Laporan Mutasi Harian Kas Bank dan Rekening Koran   ke bagian Accounting untuk dibuatkan rekonsiliasi bank

h. Diperlukan kerjasama yang baik untuk melakukan rekonsiliasi bank maupun pembuatan cash flow antara bagian Keuangan dan Accounting

i. Melakukan penagihan piutang ke pelanggan/instansi

j. Menerima pembayaran/pelunasan piutang pelanggan

9)  Memeriksa komposisi loker tukar (tidak boleh ada nominal pecahan)

10)  Memeriksa/memastikan semua loker dalam keadaan terkunci

11)  Memeriksa/memastikan semua data sudah di simpan di almari (tidak boleh   ada data yang tercecer dan harus diletakkan ditempat yang seharusnya)

12)  Membuat laporan penjualan harian (omzet) ke Direktur (PSA) dan APA

13)  Memeriksa email

a. Memastikan sudah me reply email yang masuk

b. Memastikan sudah mengirim laporan penjualn harian per-shift melalui email ke pemberi waralaba (FSOR)

14) Mengisi daftar hadir.

7. Bagian Gudang

1) Memeriksa secara acak stok barang minimal 30 item, dengan      menyesuaikan jumlah fisik dan jumlah yang terdapat dalam kartu stok

a. 10 item dari obat resep yang ditransaksikan pada hari sebelumnya

b. 10 item dari obat non-resep yang ditransaksikan pada hari sebelumnya

c. 5 item dari obat resep yang tidak ditransaksikan pada hari sebelumnya

d. 5 item dari produk dan obat non-resep yang tidak ditransaksikan pada hari sebelumnya

e. Pengecekan ada tidaknya transaksi pada hari sebelumnya bisa dilihat dari computer

f. Gunakan contoh Form Kartu Stok Manual

2) Memeriksa obat narkotika dengan cara menyesuaikan jumlah fisik, jumlah yang terdapat dalam Kartu Stok Manual, serta jumlah yang terdapat dalam form serah terima narkotika

a. Lihat contoh Form Serah Terima Narkotika

8. Bagian Akunting

1) Akunting bertugas melakukan pembukuan keuangan dengan cermat.

2) Mengisi daftar hadir

a) Form presensi perorangan

b) Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT

3) Mengenakan seragam, ID Card , memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang memakai hair net)

4) Memeriksa laporan penjualan harian (3 shift)

a. Form Rekap Kasir per-shift

b. Mengambil uang dan laporan penjualan (rekap kasir) dari loker masing-masing kasir

c. Melakukan cross check dengan uang setoran kasir (pembayaran tunai) sekaligus dengan setoran bank. Pengeluaran kasir harus dilampirkan voucher/bukti pengeluaran kas-kasir

i. Form Setoran Kasir

d. Melakukan cross check dengan settlement mesin EDC (pembayaran card)

i. Contoh Struk Transaksi dan Settlement Mesin EDC BCA

ii. Contoh Struk Transaksi dan Settlement Mesin EDC Danamon

e. Melakukan cross check dengan penjualan kredit (internal/ instansi/ pelanggan)

i. Contoh Struk Penjualan Kredit

ii. Memeriksa (cek) Voucher Pelunasan Piutang dari pelanggan

5) Mengambil bukti-bukti dari bagian Penjualan, Pembelian dan Keuangan

a. Faktur pembelian

b. Bukti retur pembelian

i. Disediakan contoh Form Bukti Retur Pembelian

c. Bukti pembayaran hutang (kuitansi pembayaran dan faktur lunas)

i. Disediakan contoh Form Bukti Pembayaran Hutang

ii. Disediakan contoh Form Slip Pengambilan Bank

d. Laporan penjualan (dilampiri struk penjualan, struk dan settelement mesin EDC, bukti pengeluaran kasir, slip setoran bank) yang sudah diverifikasi oleh bagian Keuangan

i. Form Laporan Rekap Kasir per-shift

ii. Form Setoran Kasir

iii. Form Struk Transaksi dan Settlement Mesin EDC BCA

iv. Form Struk Transaksi dan Settlement Mesin EDC Danamon

v. Form Struk Penjualan Kredit

vi. Form Slip Setoran

e. Bukti Retur Penjualan

i. Disediakan contoh Form Bukti Retur Penjualan

f. Bukti kas kecil (petty cash) keluar dan masuk

i. Disediakan contoh Form Bukti Kas Keluar dan Kas Masuk

g. Bukti kas besar (kas bank) keluar dan masuk

i. Disediakan contoh Form Bukti Bank Masuk dan Bank Keluar

h. Rekening Koran (mutasi mingguan)/buku tabungan

6) Memriksa keabsahan bukti-bukti dari bagian Penjualan, Pembelian dan

Keuangan

a. Otorisasi, berupa tanda tangan, nama terang, tanggal dan cap

b. Kelengkapan bukti pendukung, berupa nota-nota pengeluaran, kuitansi, struk penjualan, struk EDC

7) Mencetak (print) laporan jurnal harian

8) Memeriksa (cek) jurnal dengan bukti yang terlampir

a. Menyerahkan tanda (otorisasi) pada bukti yang telah diinput

b. Menyerahkan tanda pada bukti yang belum diinput

c. Melakukan cross check dengan bagian-bagian lain (yang             bersangkutan), jika ada ketidaksesuaian data / bukti dengan jurnal

d. Melakukan koreksi jika ditemukan kesalahan dan membuat Bukti Memorial (sepengetahuan dari pihak-pihak yang bersangkutan)

i. Disediakan Form Bukti Memorial

9) Membuat jurnal dari bukti-bukti pembelian, penjualan dan keuangan

10) Bukti Memorial dari kesalahan/ketidakcocokkan yang ditemukan

11) Bukti Memorial dari :

a. Biaya dibayar dimuka (asuransi, sewa, gedung)

b. Biaya penyusutan aktiva

i. Form Bukti Memorial

12) Membuat rekonsiliasi bank

i. Disediakan contoh Form Cash Flow

13) Membuat cash flow (arus kas)

a. Membuat rekap berdasarkan umur piutang dan per customer

b. Menyerahkan rekap tersebut ke bagian Keuangan untuk dilakukan       penagihan sebelum jatuh tempo

14) Membuat analisa umur hutang

a. Membuat rekap berdasarkan umur hutang dan per supplier

b. Menyerahkan ke bagian Keuangan untuk dilakukan pembayaran          sebelum jatuh tempo  

15) Memeriksa (checking) kelengkapan data yang masuk ke buku pembantu,

meliputi :

a. Kartu hutang dagang

i. Disediakan Form Kartu Hutang Dagang

b. Kartu hutang konsinyasi

i. Dilakukan oleh AA-PB, accounting hanya melakukan checking

ii. Form at Form Kartu Hutang Konsinyasi sama dengan Kartu Hutang Dagang

iii. Disediakan Flow Konsinyasi

c. Kartu piutang dagang

i. Disediakan contoh Form Kartu Piutang Dagang

d. Kartu persediaan/stok

i. Dilakukan AA, accounting hanya melakukan checking

ii. Form at Form Kartu Stok Manual sama dengan Kartu Persediaan/Stok

e. Buku inventaris aktiva dan penyusutannya

i. Disediakan Form Buku Inventaris dan Penyusutan   

16) Posting ke buku besar

a. Memeriksa apakah semua transaksi sudah dijurnal dengan benar?

i. Jika YA, segera melanjutkan ke proses berikutnya

ii. Jika TIDAK, segera cek mundur ke bukti transaksi dan melakukan koreksi

b. Memeriksa apakah saldo jurnal dengan buku pembantu/rekening koran sudah ocok?

i. Jika cocok, maka segera melanjutkan posting ke buku besar

ii. Jika TIDAK cocok, maka cross check antara jurnal dengan buku pembantu (beserta saldonya), dan segera melakukan koreksi

c. Melakukan posting ke buku besar

d. Membuat neraca lajur/cek trial balance di program

i. Memeriksa apakah neraca lajur sudah ssesuai dengan buku besar?

ii. Jika YA, maka segera melanjutkan ke proses  berikutnya

iii. Jika TIDAK, maka cross check pemindahanbukuan dari buku besar ke neraca lajur  

e. Memeriksa saldo akhir dari neraca lajur masing-masing account             dengan buku pembantu/rekening koran/kas ditangan

17) Membuat Laporan Keuangan rangkap 4 (untuk FSOR, PSA, APA, arsip accounting )

a. Memeriksa saldo dengan trial balance /neraca lajur

b. Membuat perincian sebagai lampiran dari Laporan Keuangan, meliputi :

i. Hutang dagang

ii. Hutang konsinyasi

iii. Hutang giro

iv. Piutang dagang

v. Piutang giro

vi. Piutang karyawan

vii. Persediaan barang dagangan

viii. Persediaan barang konsinyasi

ix. Aktiva Tetap dan penyusutannya

c. Memeriksa form at dan penulisan di laporan keuangan.

d. Menjilid menjadi 1 bendel laporan keuangan

18) Memeriksa dan memastikan komputer sudah mati

19) Merapihkan semua berkas/data dan menyimpannya di dalam almari

20) Memeriksan dan memastikan almari data sudah terkunci

21) Mengisi daftar hadir.

9. Kasir

1) Kasir bertugas menangani pembayaran dan memasukkan transaksi ke cash register

2) Mengisi daftar hadir (manual)

a) Form presensi perorangan

b) Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT

3) Mengenakan seragam, ID Card , memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang memakai hair net)

4) Menghitung modal awal kasir dan menukar ke loker (disaksikan oleh salah 1 AA dan mengisi form )

a. Form Serah Terima Modal Kasir

5) Melakukan serah terima dengan shift sebelumnya

a. Serah terima uang di loker

b. Serah terima Communication Log Book

i. Form Communication Log Book Keuangan-Kasir

6) Menyiapkan alat tulis, kalkulator, nota manual, kertas roll printer , kertas roll EDC, dan pita printer

7) Melakukan login dan password pada setiap pergantian shift

8) Selalu senyum sambil mengarahkan pandangan kepada pelanggan

9) Mengucapkan dengan jelas jumlah yang harus dibayar

10) Menerima pembayaran dengan 2 tangan sambil tersenyum

11) Mengucapkan dengan jelas jumlah uang yang diterima

12) Melanjutkan proses ke cash register

a. Pedoman Penggunaan Cash Register

13) Menyiapkan uang kembalian

a. Dengan 2 tangan, kasir menyerahkan uang kembalian dan struk penjualan, sambil tersenyum dan mengucapkan dengan jelas jumlah uang kembaliannya 100   

14) Menyerahkan barang kepada pelanggan

a. Khusus untuk alat kesehatan dan obat bebas (OTC) kasir dapat menyerahkan barang

b. Selain alat kesehatan dan obat bebas (OTC), yang menyerahkan barang kepada pelanggan adalah APA, APP atau AA

15) Menyerahkan barang kepada pelanggan

a. Penjualan tanpa struk/nota manual (dengan tanda tangan dan cap K24)

b. Struk/nota manual “di steples ” bersamaan dengan kantong plastik         obat atau kantong etiket

c. Ada serah terima nota manual dari kasir 1 ke kasir di shift berikutnya, yang ada tanda otorisasi dari supervisor

16) Flow Chart Penjualan Tunai/ Card

a. Kasir meminta AA untuk memeriksa kondisi barang

b. Bila AA menyatakan OK, isi form ulir retur

i. Form Bukti Retur Penjualan

c. Masukkan proses retur ke dalam cash register 101   

d. Mengusahakan pelanggan untuk membeli produk pengganti, lalu          melakukan transaksi penjualan seperti biasa

e. Melakukan settlement Mesin EDC

i. Flow Chart Settlement Mesin EDC

17) Mencetak laporan penjualan per-shift

a. Form Laporan Penjualan per-Shift

18) Mengambil uang tunai dari cash register dan segera dipisahkan menurut

uang modal kasir dan hasil penjualan tunai

a.    Form Setoran Kasir

2.4 Proses Bisnis

2.4.1 Prosedur Pembelian

Untuk melakukan pembelian, dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut untuk memilih supplier :

1) Minimal stok/kebutuhan : ada obat yang disebut fast moving (paling sering dibeli orang) dengan minimal pembelian 2pcs dan jumlah maksimal biasanya disesuaikan dengan jumlah kebutuhan, biasanya dengan jumlah maximal 6pcs.

2) Supplier : syarat pemilihan supplier yang menentukan adalah PSA (Pemilik Sarana Apotek). Syarat-syarat supplier yang dilihat adalah sebagai berikut:

a) Nomor NPWP supplier

b) Nama perusahaan supplier jelas

c) Barang di ditawarkan jelas

d) Nama perusahaan supplier terdaftar di departemet kesehatan.

3) Harga : harga biasa disebut dengan HNA (harga dasar), apotek memilih supplier dengan harga yang murah. Barang-barang tertentu dapat potongan harga.

Penentuan harga jual obat pada apotek ada 2 jenis:

a) Barang OTC : obat bebas dan bebas terbatas dengan margin12,5%

perhitungannya

→  HNA x PPn x Margin (12,5%)

b) Barang Etichal : obat keras dan resep dokter dengan margin 19%

perhitungannya

→ HNA x PPn x Margin (19%) 

4) Dokumentasi : surat-surat yang digunakan dalam proses bisnis

5) Pelaporan : pencatatan transaksi yang dilakukan

6) Pembayaran : sistem pembayaran pembelian obat kepada supplier biasanya dengan tempo 21 hari ada juga dengan tempo 30 hari setelah dilakukan tukar faktur.

            2.4.2 Proses Bisnis Pembelian

·         Prosedur pembelian obat :

Bagian gudang terlebih dahulu memeriksa jumlah stok barang dan kemudian mencatat ke dalam buku defecta regular (buku barang habis). Berdasarkan buku tersebut bagian gudang akan membuat Surat Permintaan Pembelian  (SPP) yang akan diberikan kepada Bagian Pembelian.

Ketika Bagian Pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian, maka Bagian Pembelian akan membuat Purchase Order (PO) yang berisikan daftar pesanan obat dan nama supplier yang dipilih. Purchase Order (PO) yang sudah di-input datanya kemudian dicetak 2 rangkap yang didistibusikan kepada :

1. Rangkap ke-1 diberikan kepada supplier

2. Rangkap ke-2 disimpan untuk arsip

Setiap bulannya, Bagian Pembelian akan membuat Laporan Pembelian Barang yang dibuat berdasrkan Purchase order.

·         Prosedur Pencatatan Barang Masuk

Dimulai ketika bagian gudang menerima barang dan faktur (copy) dari supplier dan bagian gudang memeriksa kesesuaian barang berdasarkan:

1. Barang yang tercatat di faktur dan purchase order (PO) yang tertulis sebelumnya.

2. Apakah expired date (tanggal kadaluarsa) dan nomor batch pada kemasan.

Setelah semua pemeriksaan dan pencatatan selesai, bagian gudang menyimpan barang ke gudang dan mencatat ke dalam form penerimaan barang.

·         Prosedur Pencatatan Barang Keluar

Dimulai ketika kasir memberikan  resepdokter kepada assiten apoteker pembelian. Setelah menerima resep dokter assiten apoteker pembelian akan memeriksa stok barang yang diminta apakah tersedia atau tidak. Jika barang tersedia di rak obat assiten apoteker pembelian, langsung meracik obat sesuai resep dokter.

Jika barang yang diminta tidak tersedia, assiten apoteker

pembelian akan meminta barang kepada bagian gudang dan bagian gudang akan mencatat nama obat, jenis obat dan jumlah barang yang diminta oleh Asisten Apoteker Pembelian ke dalam Form Pengeluaran Barang Keluar. Kemudian setiap bulannya  bagian gudang akan membuat Laporan Persediaan Barang berdasarkan form penerimaan barang dan form barang keluar.